21.4     Schulverwaltungssoftware

Der Aspekt der Erforderlichkeit der Datenhaltung für die konkrete Aufgabenerfüllung stand im Vordergrund der Beratungen des Landesbeauftragten zur Einführung einer einheitlichen Schulverwaltungssoftware. Zu den Darlegungen im IX. Tätigkeitsbericht (Nr. 20.3) nahm die Landesregierung dahingehend Stellung, dass der Landesbeauftragte weiter in die Entwicklung der Software einbezogen wird, seine Hinweise und Anregungen berücksichtigt werden und das Trennungsgebot von Verwaltung und Statistik besonders beachtet werde. Die Schulverwaltungssoftware solle der Verwaltungsvereinfachung dienen, zugleich aber auch der Umsetzung des Beschlusses der Kultusministerkonferenz aus dem Jahre 2003 zur Einführung eines bundeseinheitlichen Kerndatensatzes. Nach der Stellungnahme der Landesregierung zu Nr. 20.2 des IX. Tätigkeitsberichts (Kerndatensatz) sollen allerdings Daten für eine nationale Schülerdatenbank erst bereitgestellt werden, wenn dafür ein schlüssiges, mit den Landesbeauftragten für den Datenschutz abgestimmtes Konzept vorliegt.

Es fanden daher weitere Erörterungen mit dem Kultusministerium zur datenschutzgerechten Ausgestaltung von Regelungen und Verfahren statt, die die Aufgabenerfüllung der Schulbehörden sicherstellen und dabei der Datensparsamkeit Rechnung tragen soll.    
Unter anderem sollen zur Vermeidung einer nicht unbeträchtlichen Anzahl von Doppelungen eine zentrale operative Datenbank entstehen, in Anlehnung an andere Länder Schüleridentifikationsnummern vergeben und schulübergreifende Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden. Für statistische Auswertungen soll durch technische Verfahren sichergestellt werden, dass ein Rückschluss aus den statistischen Daten ausgeschlossen ist.         
Grundsätzlich bestehen die gesetzlichen Befugnisse, die die für die Erfüllung von Verwaltungsaufgaben erforderliche Datenverarbeitung gestatten. Allerdings kann die Erforderlichkeit einer umfassenden zentralen Datei fraglich sein, wenn die Aufgaben anderweitig erledigt werden können. So könnten beispielsweise Mehrfachbewerbungen auch dadurch vermieden werden, dass wirksame Anmeldungen nur durch Vorlage des Originalzeugnisses möglich sind. Notwendig erscheint sicher, die aufwändige Neueingabe bei jährlich ca. 50.000 Schulwechseln zu vermeiden. Die Übermittlung der Schülerdaten von der abgebenden an die aufnehmende Schule könnte aber ggf. auch bilateral elektronisch im Zusammenhang mit der Abgabe der Schülerakten erfolgen, anstatt durch Einschaltung einer dritten, zentralen Stelle. Auch die Speicherdauer ist für die einzelnen Daten zu hinterfragen.    
Angesichts der angedachten Dimension hat der Landesbeauftragte angeregt, ggf. wie in anderen Ländern eine differenzierte gesetzliche Grundlage hinsichtlich des Datenumfangs zu schaffen. Soweit über die grundlegende Schulverwaltung hinaus die Verwendung von Bildungsverlaufsdaten zu einzelnen Schülern zu Zwecken der Bildungsplanung vorgesehen ist, sollten die Verfahren, insbesondere zur sicheren Pseudonymisierung, und der Datenumfang ebenfalls klar definiert werden. Der noch unzureichende Entwurf kam in der 5. Legislaturperiode nicht über einen Referententext hinaus.