Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit besitzt der Erstkontakt – egal ob per Telefon, e-Mail oder persönlich - eine besondere Bedeutung. Es sollte darauf geachtet werden, dass engagementbereite Bürger/innen ausreichend Gelegenheit haben, mit den verantwortlichen Ansprechpartner/innen der Organisation in Kontakt zu kommen. Absprachen und Vereinbarungen über Rückrufe oder Zuarbeiten sollten unbedingt eingehalten werden. Erhält der/die Freiwillige einen guten Eindruck vom ersten Kontakt mit der Organisation, wächst häufig das Interesse an weiteren Informationen. Für ein ausführliches Erstgespräch sollte dann zeitnah ein Termin vereinbart werden.

Das Erstgespräch mit dem/r Interessent(en)/in sollte der/die Mitarbeiter/in führen, der/die in der Einrichtung oder im Verein für die Zusammenarbeit mit Freiwilligen verantwortlich ist. Da diese erste persönliche Begegnung mit darüber entscheidet, ob es zur Aufnahme der ehrenamtlichen Tätigkeit kommt, sollte der/die Ansprechpartner/in für eine angenehme Gesprächsatmosphäre sorgen und in der Lage sein, umfassend und kompetent über das jeweilige Tätigkeitsfeld zu informieren. Gleichzeitig sollten dem/der Freiwilligen geeignete Fragen gestellt werden.

Erstgespräche können sehr unterschiedlich aussehen. Möglicherweise dienen sie nur der ersten Information über die Arbeit der Organisation insgesamt, ohne dass näher auf konkrete Aufgabenfelder eingegangen wird. Finden Freiwillige über Freiwilligenagenturen oder Aufrufe den Weg zu Organisationen, verfügen Sie aber häufig schon über erste Informationen zum geplanten Aufgabenfeld, so dass das Erstgespräch konkreter gestaltet werden kann. Wenn Freiwillige bereits mit klaren Vorstellungen zum Erstgespräch kommen, kann das Gespräch bereits Vorbereitung für die Schnupperphase sein. Dann sollten auch Themen wie Aufwandsentschädigung, Versicherungsschutz, Einarbeitungszeiten, Fortbildungsmöglichkeiten und Möglichkeiten des Ausstiegs aus dem Ehrenamt besprochen werden. Ein Infoblatt zum Mitgeben, auf dem die wichtigsten Regelungen in dieser Hinsicht zusammen gefasst sind, verhindert, dass wichtige Informationen „untergehen“.

Unabhängig davon, wie sich das Gespräch entwickelt - Ziel sollte immer sein, die gegenseitigen Erwartungen zwischen Freiwilligem/r und Organisation auszutauschen und die mögliche Zusammenarbeit als gemeinsame Aufgabe zu beschreiben. Ebenfalls sollte darauf geachtet werden, einfühlsam eine gewisse Verbindlichkeit ins Gespräch zu bringen. Das bedeutet nicht, interessierte Freiwillige „festzunageln“. Allerdings sollte deutlich gemacht werden, dass auch ehrenamtliche Mitarbeiter/innen Verantwortung für ihr Tätigkeitsfeld übernehmen und Zuverlässigkeit auf beiden Seiten eine wichtige Basis der Zusammenarbeit bilden sollte.

In jedem Falle sollte am Ende des Erstgespräches die weitere Vorgehensweise vereinbart sein. Das kann bedeuten, dass sich der/die Interessent/in nach einer Bedenkzeit wieder in der Einrichtung meldet, dass ein zweiter Gesprächstermin oder auch bereits ein erster praktischer Einsatz vereinbart wird. Um z.B. kurzfristige Terminverschiebungen abstimmen zu können ist der Austausch aller notwendigen Kontaktdaten unbedingt notwenig. Zur Vorbereitung auf das Erstgespräch mit Freiwilligen kann eine Checkliste (PDF, 68 KB) mit allen wichtigen Punkten im Überblick dienen.